1. 项目背景和参与工作
我曾参与管理的信息系统项目是一家医疗保健机构的电子病历系统升级项目。这家医疗保健机构是一家大型综合性医院，拥有多个科室和数千名医务人员。项目的背景是为了提高患者信息管理的效率和精确性，以及加强医院内部各部门之间的信息共享。项目规模较大，包括了病历系统的升级、培训医务人员、数据迁移和系统集成等多个方面。项目的目的是提高医院的信息化水平，减少纸质病历的使用，提供更好的患者医疗服务。项目组织结构包括项目经理、业务分析师、技术团队、医务人员代表、培训团队以及项目赞助人。项目周期为18个月，最终交付的成果是一个升级后的电子病历系统。
在该项目中，我担任项目经理助理的角色，负责项目的沟通管理和项目干系人管理。
2. 信息系统项目沟通管理的认识
(1) 项目沟通管理的过程
项目沟通管理是确保项目各方之间的有效沟通和信息交流的关键过程。它包括以下主要过程：
- 沟通计划制定：在项目启动阶段，制定详细的沟通计划，明确项目的沟通目标、受众、信息需求、沟通方式和频率等。
- 信息分发：根据沟通计划，及时产生、收集、分发、储存和最终处理项目信息，确保信息的准确性和可及性。
- 绩效报告：监督和报告项目的绩效，包括进度、成本、风险和问题，以满足各方的信息需求。
- 沟通监督和控制：定期评估项目的沟通效果，根据反馈和变化进行必要的调整和改进。
(2) 项目干系人管理过程
项目干系人管理是项目沟通管理的重要组成部分，涉及对项目干系人的需求、期望和利益进行识别、分析和管理。为了制定干系人管理计划，需要：
- 识别干系人：确定项目中涉及的所有干系人，包括内部和外部干系人，以及他们的利益和影响。
- 分析干系人需求：了解不同干系人的需求和期望，确保项目满足这些需求。
- 制定干系人管理策略：为每个干系人制定管理策略，包括沟通计划、参与计划和需求管理计划。
- 实施干系人管理计划：执行干系人管理计划，确保与各干系人的有效沟通和协作。
- 监督和控制干系人参与：跟踪干系人的参与情况，及时解决问题和变化。
在项目中，我们制定了具体的干系人管理计划，明确了与医务人员、管理层、技术团队等不同干系人的沟通方式和频率，以确保他们得到及时的项目信息和机会参与决策过程。
3. 项目干系人管理计划示例
以下是针对该项目的简化干系人管理计划的示例：
- 干系人识别：
- 内部干系人：医务人员、管理层、项目团队成员
- 外部干系人：医疗保险公司、监管机构、供应商
- 干系人需求分析：
- 医务人员需求：易于使用的电子病历系统、培训支持
- 管理层需求：项目进展报告、风险分析
- 供应商需求：合同履行和支付
- 干系人管理策略：
- 医务人员：定期培训、用户反馈机制
- 管理层：每月项目进展报告、定期会议
- 供应商：合同履行评估、支付流程
- 实施干系人管理计划：
- 医务人员培训计划
- 管理层会议安排
- 供应商履行合同要求
- 监督和控制干系人参与：
- 定期用户满意度调查
- 问题解决机制
- 反馈和改进会议
通过这个干系人管理计划，我们能够更好地满足各个干系人的需求，确保项目顺利进行，并及时应对变化和问题。这有助于建立积极的干系人关系，促进项目的成功实施。