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一、沟通管理
1、沟通管理概述
沟通：人们分享信息、表达思想和情感的过程，许多专家都认为对任何项目特别是IT项目失败的重要原因是沟通的失败
沟通模型
用于显示信息如何在双方(发送方和接收方)之间被发送和被接收的模型
关键要素
- ①编码—把思想或想法转化为他人能理解的语言
- ②信息和反馈信息—编码过程所得到的结果
- ★③媒介—用来传递信息的方法（例如QQ、微信）
- ④噪声—干扰信息传输和理解的一切因素
- ★⑤解码—把信息还原成有意义的思想或想法,由于噪声,解码环节可能发生误解
基本状态
- 已发送
- 已收到
- 已理解
- 已认可
- 已转化为积极的行动
组织沟通渠道
正式沟通渠道
- ①概念:依据一定的组织原则所进行的信息传递与交流,例如传达文件
- ②优点:沟通效果好,比较严肃,约束力强,易于保密,可以使信息沟通保持权威性
- ③缺点:由于依靠组织系统层层的传递,所以较刻板,沟通速度慢
非正式沟通渠道
- ①概念:正式沟通渠道以外的信息交流和传递以及相互之间的回馈,以达成双方利益和目的一种方式,不受组织监督,自由选择沟通渠道
- ②优点:沟通形式不拘,直接明了,速度很快,容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕新闻”
- ③缺点:非正式沟通难以控制,传递的信息不确切,易于失真、曲解,而且,它可能导致小集团、小圈子,影响人心稳定和团体的凝聚力
项目沟通管理
确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程，包括组织内部和外部。
★沟通方式
- ①参与程度(由低到高)—叙述-->推销(说明)-->征询-->(参与)讨论
- ②控制程度(由低到高)—(参与)讨论-->征询-->推销(说明)-->叙述
- ③本文由《每天一小时，两月拿证》整理，获取更多请登陆1634网
2、规划沟通管理
概念：根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况,制订合适的项目沟通方式和计划的过程,其主要作用是,识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。
IPO图：
输入(依据)
- 项目管理计划
- 干系人登记册
工具与技术
沟通需求分析
①确定项目干系人的信息需求,包括所需信息的类型和格式,以及信息对干系人的价值
★②沟通渠道数量的计算公式—n*(n-1)/2,其中n>=1,n代表干系人的数量
沟通方法
交互式沟通
- ①在两方或多方之间进行多向信息交换
- ②包括会议、电话、即时通信、视频会议等
推式沟通
- ①把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方
- ②包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、日志、新闻稿等
拉式沟通
- ①适合于信息量很大或受众很多的情况
- ②要求接收者自主自行地访问信息内容,包括企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等
输出(成果)--★沟通管理计划
- 1.通用术语表
- 2.负责沟通相关信息的人员（哪些干系人？）
- 3.负责授权保密信息发布的人员（哪些干系人？）
- 4.将要接收信息的个人或小组（哪些干系人？）
- 5.发布信息的原因（为什么、什么时候？）
- 6.发布信息及告知收悉或做出回应(如适用)的时限和频率（为什么、什么时候？）
- 7.传递信息的技术或方法（采用什么方法？）
- 8.随项目进展,对沟通管理计划进行更新与优化的方法（采用什么方法？）
- 9.为沟通活动分配的资源,包括时间和预算（采用什么方法？）
- 10.问题升级程序,用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径（上报什么信息？）
- 11.干系人的沟通需求（上报什么信息？）
- 12.需要沟通的信息,包括语言、格式、内容、详细程度（上报什么信息？）
- 13.沟通制约因素,通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等
- 14.项目信息流向图、工作流程(兼有授权顺序)、报告清单、会议计划等（哪些制约因素？）
- 15.关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件信息等的指南和模板（哪些制约因素？）
- 16.项目所用网站和项目管理软件的使用说明（哪些制约因素？）
管理沟通
概述：根据沟通管理计划,生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程,其主要作用是,促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通
IPO图
输入(依据)
- 沟通管理计划
- 工作绩效报告—项目绩效和状态信息
工具与技术
报告绩效：收集和发布绩效信息,包括状况报告、进展测量结果及预测结果,应该定期收集基准数据与实际数据,进行对比分析,以便了解和沟通项目进展与绩效,并对项目结果做出预测。
输出(成果)--项目沟通：包括绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本等内容
3、控制沟通
概述： 在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程,以确保满足项目干系人对信息的需求,其主要作用是,随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。本文由《每天一小时，两月拿证》整理，获取更多请登陆1634网。
IPO图
输入(依据)
- 项目管理计划
- 项目沟通
- 问题日志—记录和监督问题的解决
工具与技术：信息管理系统
输出(成果)
工作绩效信息
变更请求
- 成本、进度等基准
- 预防措施、纠正措施
★注意
注意1
- 输入—批准的变更请求(实施整体变更控制除外)
- 输出—变更请求(实施整体变更控制除外)
注意2
- 输入—确认的变更(监控项目工作)
- 输出—确认的变更(控制质量)
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