项目信息化，主要围绕项目活动而开展的，用于辅助项目管理工作，而去构建的信息化管理系统。

一、什么是信息化？

简单地说，就是将日常项目活动，搬到计算机上来管理，利用计算机的快速计算和网络互联，实现手工管理无法实现或很难实现的一些管理操作。

1、快速计算

相较于手工台账或Excel表格，信息化系统可以从不同的维度快速抽取、计算、汇总数据，可以从不同角度实时了解项目进展情况，尤其是当项目多、人员多时，这个优势就更加明显。这也是计算机最本质的优势。当然，这也依赖于信息化系统的具体功能设计，好的信息化产品，能够准确地把握需求本质，实现流畅的管理体验。

2、网络互联

信息化的另一个优势是信息共享，这也就是台账产生的原因和实现的目标。利用网络互联，加上快速计算，再辅以权限设计，能够将不同的人需要了解的信息，准确地呈现在每个人面前。相比较于台账的信息共享，信息化系统实现了更好的保密性，让每个人只看到自己需要了解的信息。

二、为什么要做信息化？

大多数信息化需求，是在公司人数或业务规模达到一定数量时，才会出现。此时仅依靠手工管理已十分困难，必须借助于信息化工具。一般信息化主要为解决三方面的问题：信息透明、人员协作、效率工具。

1、信息透明：管理层面

管理最基本的前提是了解情况，大多业务信息分散在不同的环节，当业务达到一定规模时，了解业务进展就变成了一件十分困难的事情，必须向不同人进行询问，再对信息进行汇总分析，有些公司为此还特别配置了文员岗。信息化系统可以实现各类业务信息的实时收集，帮助打开业务的黑匣子，将各个阶段的信息透明出来，为各层管理者和业务人员提供信息支撑。

2、人员协作：流程规范

主要使用信息化来提升协作效率和规范协作流程。协作一般包括上下级协作、跨部门协作、跨企业协作等。

3、效率工具

以业务信息为基础，借助于自动化工具，实现工作效率的提升。

三、项目信息化怎么做？

项目信息化，主要围绕着项目活动而开展的，关键点是对项目活动进行归类分析，再依照于不同的分类进行功能设计。根据项目活动的参与人数，可将活动分为两大类：单人活动、多人协作活动。

1、单人活动

由单人完成，使用信息化系统主要基于两个方面的目的：

（1）信息透明：根据管理的需要，及时登记相关业务信息，以方便各层管理人员实时了解业务信息。在功能设计上，采用信息登记、权限控制、统计报表相结合，即可实现相关业务需求。

（2）效率工具：以业务信息为基础，结合特定的功能设计，来满足特定的业务需求。例如：

• 投标日历：根据投标信息中的开标时间，以日历的形式呈现出所有开标信息，以便于合理安排工作。

• 投标保证金：根据收付款信息，提取保证金交纳退还情况，实时展现所有未退还的保证金。

• 费用管控：根据项目费用信息和一定的计算规则，实时计算项目可用费用，为项目管控提供信息支撑。

   

2、多人协作活动

由多人协作才能完成的工作，主要分为两类：触发型和计划型。

（1）触发型：指各类申请审批，通过工作流和待办事项，来规范协作流程和提升效率。在功能设计上，核心是做好集中待办处理，不同类型的申请能够集中地进行管理，主要体现在两方面：

A、从处理人的角度：可集中查看所有待处理的申请、已处理的申请、我提交的申请。

B、从项目角度：可集中查看本项目的所有申请及流转状态。

从业务性质上，申请审批又可分为两类：

A、管控类：主要用于各种授权审批等，如用章申请、报告审核等，

B、协作类：主要用于各项事务协作，如开票申请、收款确认、公告发布申请等。

（2）计划型：一般指工作任务，通过任务下发、反馈、审核等，实现工作协作。

项目信息化管理系统，是以项目活动为中心的，先对项目活动进行分析归类，再依据分类进行系统功能设计。同时，也要考虑事务本身的多义性，有的项目活动具有多方面的特征，如开票申请和用章申请，形式上都是申请审批，但两者业务性质有所不同。用章只是个协作活动，当用章结束后，用章信息就无太多用途，而开票申请则不同，其发票信息本身也是业务信息，即使开票流程结束，后续也需要对发票信息进行查看汇总等，所以开票活动具有业务协作和信息台账双重性质，相关功能设计时也需要同时考虑。