近日，看到了一个求助贴，小李今年26岁，干了两年技术后，现在转行到项目经理的岗位。每天东奔西跑、天天加班还是感觉很吃力、工作也没有成效，想问下如何能快速进入角色？

 

 

 

那么小李的一天具体是怎么样的呢？

从技术转为项目经理后的一天（周五）：

上午9点：准备周会汇报的PPT；30分钟后，发现项目进度的数据不明，紧急召开了项目团队会议。

上午11点：经历1小时的沟通后，意外发现客户的紧急需求毫无进展，成员纷纷吐槽做不了，小李只能撸起袖子自己干。

下午3点：午休的时间缩短至10分钟，拼命干新需求的进度才完成了一小半。这时客户又打电话过来投诉外派的团队成员工作态度有问题。

下午4点：各种电话沟通，终于把甲方和项目成员都安抚好了，此时距离汇报还剩1小时不到，只能匆忙准备好PPT。

下午6点：汇报结束，由于项目运营数据梳理得一团乱，被领导批评、要求重做。客户催进度的信息又接踵而至......

 

小李的一天如此的忙，但周会的材料需要重做、客户的新需求也没有完成；忙着忙着就偏离了今天的工作目标。其实这主要跟小李之前做技术时的思维有关，没有具备项目经理岗位的管理思维；思维的转变是快速适应项目经理岗位的核心。那么它们二者都有什么区别呢？

 

 

 

1.技术型思维VS管理型思维

技术型思维下的工作开展状态就像小李，没有全局思维，着眼于具体的事；而管理思维应具备全局观、更加着眼于人的维度。

 

1.1技术型思维

以过程为中心：关注项目任务本身，而不是整体目标；

局部思维：关注细节，工作缺乏全局规划；

以个人为中心：习惯个人单打独斗；

思考问题：偏向模式化、刻板。

 

 

1.2管理型思维

 以目标为中心：关注整体目标，给各种影响目标实现的因素进行优先级区分；

整体思维：采用结构化的分析、自上而下进行分解；

以团队为中心：关注团队内的各个成员，合理分工、发挥其优势；

思考问题：更加灵活、变通。

 

 

1.3具备管理型思维怎么处理小李的工作？

小李偏向于技术型思维，在遇到各种突发问题时，急于去解决、甚至是自己单打独斗；没有站在全局的角度上，以目标为导向去解决问题。

 

周五原定计划是进行项目汇报，应是当天最为重要的事件。

可以借此机会让领导层了解进度的同时，方便向他们寻求支持。它涉及到运营数据的整理，作为项目的负责人，要全面掌握项目进度，应制定规则、要求团队成员定期汇报。

 

而甲方新增需求无人负责的情况属于资源调拨的问题，而不是自己干就能解决的。

应该在了解具体需要何种资源类型后，及时向上沟通、进行资源申请；并及时跟甲方反馈进度。

 

如发生其它突发问题都应在进行优先级区分后、逐步处理。

着眼于紧急重要的问题，尽量带领团队去解决、而非自己单打独斗。

 

上述案例中的两大难题是缺乏对项目的实时监控造成，借助专业的项目管理软件则能弥补个人能力所欠缺的模块，帮助小李更加高效度过一天。

 

 

 

2.借助易趋项目管理软件，轻松度过“周五”

下面易趋为例，看看小李借助专业的项目管理软件怎么度过这一天。

 

2.1上午9点，5分钟获取项目运营数据

借助易趋项目管理软件开展项目，系统会自动抓取项目各项运营数据，生成项目周报、月报等项目状态报告以及多维度的项目报表（项目任务、成本、风险、问题、工时和费用等六个维度）。

 

对于周五需要进行汇报的小李，最需要的是本周的项目各项运营数据。借助易趋项目管理软件项目状态报告—周报模块，就可以轻松获取所需信息。

 

它包含六个维度的数据：项目管理阶段进展、项目交付物完成情况、本周执行任务的完成情况、下周待执行的任务、存在的风险及问题。报告内容全面、数据精确，小李也可以直接将报告导出，方便领导查看。

 

 

 

 

（易趋项目周报视图）

 

 

如需对项目运营数据的关键指标进行分析，也可借助项目报表模块，系统可以根据数据生成各项图表。

 

 

（易趋项目报表视图）

 

 

2.2上午10点，发现项目新增需求进度延误

周例会所需的资料轻松完成后，小李这时可以处理每日必做工作——跟进项目进度。

以往需要召开项目会议获取，借助项目管理软件的项目计划模块，小李可以快速查看完成情况。

 

项目团队成员每日拖拽进度条来快速汇报工作进度，系统就会实时更新数据。项目计划会以红绿灯的形式展示每个任务的进度情况，提示是否延误；如延误也会展示出具体逾期天数。

小李能快速掌握项目进度、及时发现新增需求延误的风险、提前处理，而不是等到项目汇报当日才发现问题而手忙脚乱。

 

 

（易趋项目计划视图）

 

 

2.3上午11点，进行资源需求申请

小李发现新需求进度延误的风险后，快速跟相关责任人沟通后发现是技术问题，就可以立马向上反馈、说明事情的紧急程度，进行资源需求的新增申请。

 

易趋项目管理软件支持资源池的建立和维护，对于组织内所有资源的基础信息进行详细备案，如擅长的技能、参与的项目等；同时对他们的分配使用情况进行实时跟进跟踪。

 

小李在资源需求模块可以对资源计划做出修订，根据所需资源类型进行申请。提交后，团队/部门经理就会收到需求申请，并根据资源池内的人员使用情况进行科学的调拨、避免人员工时分配超支的情况。

 

 

（易趋资源需求视图）

 

 

 

原本一天的时间都无法妥善处理的工作，借助易趋项目管理软件，可以在半天内进行统筹、协调，掌握项目概况，并做好应对措施。下午的时间就能够做到胸有成竹，拿着准备好的数据和方案跟甲方沟通反馈需求进度，避免甲方频繁催活。周五的一天就在从容、轻松的状态下度过了。

 

 

 

3.总结

小李在转换岗位后，其工作思维还是偏向于原有的技术型思维，这造成了工作努力但收效甚微的情况。项目经理的角色应该是统筹全局的指挥官，而不仅仅是具体工作任务的完成者，工作的重心应从专注于局部转变到专注于全局。在完成思维的转变后，借助一款专业的项目管理软件，能更好地辅助小李高效开展项目。

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