还记得年初的时候我分享过一篇文章，主要是由于年前我没有提前做好规划，导致年后开工出现了以下这些问题：

1) 部分项目成员年后突然离职，项目任务无人承接（资源管理问题）；

2) 紧急待完成项目任务的责任人，年后临时延长休假，项目任务无法按时完成（资源管理问题）；

3) 团队成员临时承担了其他更重要的项目任务，我的项目进度有了延误的风险（项目优先级问题+资源管理问题）；

4) 由于甲方的核心关系人的临时变动，想要增加其他的需求（沟通+需求管理问题）

 

所以我针对之前踩的坑做了一系列的风险预案，在五一、国庆这些小长假都用上了。现在刚好又临近过年，又需要提前规划一下了；正好我整理了一下分享出来给大家避下雷，如果大家有更好的方案也可以分享，大家一起交流学习下。

 

 1.年前项目经理一定要做这几步

(1) 首先我根据项目当前的进度对所需资源进行估算，这是为了确定在年前以及年后这段时间需要多少资源。

(2) 其次我提前半个月对项目成员的休假情况进行摸底，合理调拨了项目资源，避免项目出现紧急情况时无人可用的局面。

(3) 最后分别针对不同相关方开了一次项目会议，主要相关方有甲方爸爸、团队成员以及领导层等，这是为了给这些核心相关方分别来一颗定心丸。

 

1.1针对项目成员方

我提前两周开好了项目进度会议，确定项目所必须的资源；其次是了解各成员的休假状态，对假期前后应完成的项目任务进行了详细分配，指定了具体的责任人。

主要原因：毕竟不少项目成员在小长假时都会提前休假或延长假期，项目经理与其被迫接受，不如主动出击。预留足够的时间让他们安排好工作，避免突发情况临时找不到人处理。

 

1.2针对管理层

其次我在跟团队成员开完后，就立即约了相关领导开会、同步相关情况。特别是如果有资源欠缺的情况，要立即求助领导们。我主要将可能发生的风险以及应对策略整理出来，并将各个项目进度的汇报同步给领导，这样我就能有理有据的找领导要人了。

主要原因：这是向上管理的一种方式，目的是找领导要人，毕竟小长假大家多少都会想提前回家，万一项目真的急缺人呢？其次，如果你也想提前休假的话，安排好这些事宜后，领导也会放心给你批假。

 

1.3针对甲方爸爸

当内部项目进度会议都开完后，我又将项目情况进行了汇总，然后及时将项目目前的进度状态以及节后一周的工作安排同步给了客户。

主要原因：虽然甲方爸爸也会休息，但手上总有那么几个项目会卡在假期前后催着上线。将项目的整体进度同步过去，同时将节后的工作安排也规划清楚，也让客户安心过假期。

 

 

2.其次是借助管理工具，让自己安心

虽然项目经理们休假电脑是必备的，线上会议可能也少不了，但大家肯定不想提前休假时还拉会议同步进度吧？由于我们公司上了专业的项目管理工具，这也让我轻松了不少。我不仅能远程实时掌控各个项目的进度情况，包括项目的进度、任务、交付物等，也能实时查看项目计划的完成情况等等；同时还能节约线上会议的时间，下面我就简要分享一下。

 

我们公司上的项目管理工具是易趋（EasyTrack），是一款企业级项目组合管理软件，能够管理项目的全生命周期和企业全业务流程；针对不同角色的项目管理人，提供项目组合管理、项目群管理、单项目管理等，在线高效协作、全面实时管控、扼杀各种风险，让大家都能有效管理项目，轻松度过假期。

由于这个管理软件的功能比较全面，这里我简要分享几个在休假前以及休假期间主要用的功能模块。

 

2.1针对项目经理——项目管理（多级计划实时监控）

我在借助管理软件开展项目后，能对我负责的所有项目进行实时监控，系统会进行相应的示警，让我及时发现各种风险和延误的情况。在项目概况模块可以一目了然查看到项目各个关键指标的情况，包括进度、交付物、任务、成本、收益以及里程碑等多项。

 

 

（易趋项目概况视图）

 

项目支持多级计划管理机制，分别是管控项目整体方向的里程碑计划以及管控各个项目任务完成的项目分解计划。里程碑计划可以轻松了解到各个阶段的完成情况，但在休假时我查看比较多的是项目分解计划，它包含各个项目任务的计划完成时间、实际完成时间、所需工时、责任人、完成进度等详细信息，如有即将延误以及已经延误的任务，我能快速定位到相对应的责任人，进行协调解决。

 

 

（易趋项目分解计划视图）

 

2.2针对项目成员——工时管理（工作提前安排）

而对于项目成员方，他们使用起来会比较简单，主要是通过工时管理模块——填报工时，将休假时的工作进行提前安排。项目成员可以每周花费5分钟快捷汇报任务所需工时及进度，能让各个项目经理快速了解工作安排，以便高效协调。

 

 

（易趋工时填报视图）

 

2.3针对项目集经理——项目集/群管理（实时监控项目集内各个项目的关键指标）

对于项目集经理，他们的管理重点是要对项目群中各个项目的进度协调一致，借助管理工具，可以实现项目集中各个项目的数据统一汇总，进行实时监控。

在项目群概况模块，就能清楚查看各个关键指标的绩效，如：项目数量、未关闭的问题及风险、交付物完成情况等。

 

 

（易趋项目群概况视图）

 

而对于项目群下的各个项目的健康状态监控，也可以在项目群监控模块一键查看。

 

 

（易趋项目群监控—健康状态视图）

 

2.4针对领导层/PMO——项目组合管理（实时监控企业内所有项目）

对领导层/PMO，他们更关心的是能全面掌握企业内所有项目的运营情况，确保战略目标的达成。借助管理软件——项目组合管理模块，他们可以在项目组合概况模块查看一些关键指标的完成情况，如：预计投资回报率、项目成本、组合财务跟踪等等。

 

 

（易趋项目组合概况视图）

 

在休假前以及期间更关注的还是全面掌握各个项目的健康状态，避免目标无法达成，在项目组合监控——健康状态则能高效获取所需数据，如有问题，也能快速协调。

 

 

（易趋项目组合监控-健康状态视图）

 

 

3.总结

以上是我每次小长假前必做的几个步骤以及借助管理工具辅助管理的使用心得。一款合适的项目管理软件，可以帮助你实现远程监控项目全局，更加安心的度过各个假期。那么大家都是如何在节前规划好各个项目的管理工作的呢？欢迎分享！