年后复工已经一周多了，我之前做年终总结时立下的flag总有随时倒下的预兆，除了节后综合症这个“拦路虎”，还有我负责的所有项目几乎都遇到了各种各样的突发问题。主要是由于自身经验不足，前期没有做好风险应急预案；所以当问题发生后，我手忙脚乱的，还好有同行大佬帮忙指点迷津。

 

我目前的职业规划是希望自己能逐渐从初级项目经理进阶到高级项目经理，所以首要肯定是先做好手上的一些小型的单项目管理，现在写这篇记录贴也是想复盘一下；同时我所遇到的问题也可能是一些小伙伴正在经历的，也想请教下大家有没有更好的建议。

那我先给大家简要概括下我遇到了哪些问题。

 

 

 

1.年后开工项目问题各种频发

开工后的一周，我还没来得及将所有项目情况掌握时，就处理了好多邮件以及电话。下面列举的项目问题除了部分是我在回顾项目进度时主动发现的，大部分都是被动掌握的，我也将问题进行了归纳。

 

 

a.部分项目成员年后突然离职，项目任务无人承接（资源管理问题）；

b.紧急待完成项目任务的责任人，年后临时延长休假，项目任务无法按时完成（资源管理问题）；

c.团队成员临时承担了其他更重要的项目任务，我的项目进度有了延误的风险（项目优先级问题+资源管理问题）；

d.由于甲方的核心关系人的临时变动，想要增加其他的需求（沟通+需求管理问题）；

 

 

以上这些问题，我一开始处理时焦头烂额的，然后我请教了公司的前辈，结合他的一些实用干货建议以及工具的加持，现在都得到了有效处理和控制。接下来我就详细展开分享一下。

 

 

 

2.针对性解决问题，工作顺利开展

2.1资源管理问题从梳理项目干系人开始

我这些项目问题比较多的就是资源管理方面，因为经历了过年的小长假，人员的变动比较常见，无论是公司内部还是甲方公司。而作为项目经理来说，要想做好这方面的风险预案就可以在年底时，提前找HR摸底以及加强和甲方爸爸的沟通，掌握相关人员的异动情况。

 

l  紧急应对策略：

当资源管理问题已经发生后，我先对所有项目的相关干系人进行了梳理。对于有异常岗位，将他们所负责的项目任务进行罗列，并分析其优先级。一些紧急待处理的项目任务，就赶紧协调其他项目成员帮忙处理，如果资源还是无法到位，我第一时间跟领导汇报了项目情况，并申请新的资源。

 

但我所负责的项目有两个比较大型，其涉及的项目成员以及项目任务实在太多了，这时候手动梳理起来就比较困难，我们公司之前上过项目管理工具，我就充分利用上了。

 

 

l  如何借助工具高效解决：

第一步：查看项目关键指标信息

首先我在项目概况模块查看我所负责项目的一些关键指标信息，有项目进度、项目任务以及交付物延误的情况，系统也会提示；这样我就省去了前期跟团队成员开会、同步进展的时间。

 

 

（易趋项目概况视图）

 

第二步：查看项目具体任务延误情况以及锁定责任人

我发现有延误的情况后，我在项目计划模块查看具体是哪个阶段和任务延误了。这里比较方便我解决资源问题，因为前期每个任务我都设置了有且唯一的责任人，我轻松的找到了责任人并进行沟通；同时一键切换不同任务进行所有项目的梳理。

 

 

（易趋项目计划视图）

 

第三步：规范化资源需求申请及实时监控

项目干系人梳理好后，对于急需解决的项目任务我就拿着数据快速跟领导进行汇报申请资源，也可以在系统上进行规范化的资源需求计划修订。资源需求模块可以帮我实时监控资源使用的情况，同时也避免了项目成员任务量工时分配过量或不饱和的问题。

 

 

（易趋资源需求视图）

 

 

 

2.2需求管理问题从规范需求变更流程开始

需求无限蔓延是我们项目管理人经常头疼的一个问题，但是这次我遇到的是因为甲方核心干系人变动造成的，主要是要应对突然的变更需求所导致的成本增加以及交付时间延长等问题。

 

l  紧急应对策略：

首先我及时评估客户提出的变更要求对项目带来的影响并与客户及时沟通，其次我制定了规范的变更控制流程。然后我跟新的甲方核心干系人，同步了项目的最新进展，告知他变更的风险(费用/工期/其他)，让他评估一下；如果还是需要变更，就要走变更流程，让他签字确认。

 

 

l  如何借助工具高效解决：

管理中最麻烦的就是沟通以及信息同步问题。我在系统上的需求管理模块，可以进行需求变更管理的申请，核心相关方可以根据我提供的资料审批是否通过。这样我不仅可以让公司领导参与其中，也留存了变更的明确数据，以便后续查看。

 

 

（易趋需求变更视图）

 

 

 

2.3项目优先级管理问题从分析项目价值开始

我的项目有延期的风险是由于自己的项目成员承接了更为重要的项目任务。所以我要先评估一下项目的价值，再跟领导层协商。

 

l  紧急应对策略：

我把手上资源冲突的项目根据项目的成本和收益预算进行对比分析，明确其价值以及交付时间的紧急程度，然后找到领导汇报、申请新的资源。

 

 

l  如何借助工具高效解决：

在时间紧急的情况下，我就借助系统上的数据进行了成本和收益的对比分析。在前期我们会制定成本预算以及收益预算计划，系统也会进行实时跟踪监测，这两个表格支持导出，便于对比分析。数据收集我就省心了很多，毕竟有数据才能有理有据申请资源。

 

 

（易趋成本预算视图）

 

 

 

3.总结

以上面临的问题虽然我都慢慢解决了，但如果是资深项目经理，处理这些问题就不会像我这样手忙脚乱、到处救火了。在年前，经验丰富的项目经理就会提前针对年后复工可能会发生的问题进行一些预测和风险预案的计划准备，这也是我未来需要多多加强的地方。如果各位小伙伴有更好的建议可以交流一下。